ビジネス文書の種類

社内文書

計画書、報告書、稟議書、通達、議事録など社内の情報を伝えるものや記録される文書

社外文書

注文書、請求書、見積書、通知書などや、挨拶状、礼状などの文書

ビジネス文書のポイント：内容は正確に、簡潔に！

・先に結論から伝え、その後で細かい経緯を

・内容がわかりやすい件名をつける

・5W1H（誰が・何を・どこで・いつ・どうして・どのように）を明確にする

・日付を明記する

宛名書きのマナー：「御中」「様」「殿」の使い分けは？

担当者名が不明な場合は、担当部署、社名などの組織名を封書の中央に書き「様」ではなく「御中」を用います。 ただし担当者名がわかっている場合は組織名に御中をつけず、担当者名に「様」をつけて中央に書くのが基本です。名前＋役職の場合に「殿」をつけるという人もいますが、｢様｣よりも「殿」の方が敬意が低い表現と理解している人も多いようです。不安な場合は「様」で対応しましょう。

必ず「○○株式会社」と書く。「○○㈱」としないように。 会社名は非常に重要。株式会社が前につく【前株（まえかぶ）】なのか、うしろにつく【後株（あとかぶ）】なのかにも注意すること。 役職名はバランスを見て部署名の下、もしくは名前の上につける。

相手に不快感を与えないこと、見やすいことが重要です。 また、担当者名が不明の場合は部署宛で構いませんが、可能であれば担当者名を確認して個人宛に送りましょう。重要な書類を送る場合は特に、確実に届けることが最優先。そのために電話で担当者の名前を確認することは決して失礼なことではありません。これからお世話になる担当者であれば尚更。あなたも自分宛に届いた方が気持ち良く仕事ができるはずです。