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トラジャルスタッフマガジン 美しい人第5号

美しい人’イラスト

外見・内面の魅力的な女性がもっと活躍できる世の中であってほしい。[トラジャルスタッフ]/[ホテル人材バンク]では自分らしく生きる「美しい人」を応援しています。

残念ながら「美しい人」は向こうからやってきません。
自分から磨くこと、そして継続することが「美しい人」への近道。ここでは[トラジャルスタッフ]/[ホテル人材バンク]に登録されている方、まだの方にも「知っていただきたい」情報をご紹介します。これらは4つの美人になるための素でもあるのです。

トラジャルスタッフ/ホテル人材バンクが目指す4つの美人とは?

  • 知識美人←旅行、ホテル業界のあれこれを知っている
  • 働き美人←派遣のお仕事をenjoy、目標に向かって努力している
  • リラックス美人←体と心のバランスはいつも安定している
  • マナー美人←人付き合いから文書作成まで臨機応変に対応できる

少しの『気付き』と『行動』で「美しい人」に。毎月1回テーマに沿って情報をアップしますので、お楽しみに。バックナンバーはこちら←
またみなさまからのご意見も募集中です。こちらまでどんどんお寄せください。
■美しい人編集部 bijin@tj-staff.com

空いた時間に読みたい本、楽しみたい映画、音楽

ビジネス文書って??
お仕事をするにあたって、重要になってくるのが「文書の書き方」。
社内で上司に提出する報告書、お客様(社外)への案内文や謝罪文、書類を送るときに同封する送付状、それからメールもすべて「ビジネス文書」です。
難しそうな印象があるかもしれません。すでに苦手意識を持っている人もいるかもしれません。でも、実はどんな文書も基本は同じ。
「会社の代表として文書を作成している」まずはその意識を持つことが大切です!

ビジネス文書の種類

社内文書
計画書、報告書、稟議書、通達、議事録など社内の情報を伝えるものや記録される文書
社外文書
注文書、請求書、見積書、通知書などや、挨拶状、礼状などの文書
内容は正確に、そして簡潔に!
ビジネス文書というと「謹啓~謹白」などの「頭語と結語」や「貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」など書き方の決まりごとばかり気になってしまいがち。でも本当に大切なのは「内容」です。
そうは言っても気になってしまうという人もいるでしょう。そんな人は先輩が使っている雛形やフォーマットを使用する、書店にあるビジネス文書の実例集を見る、そんな方法で確認してみましょう。ビジネス文書の挨拶文などには決まったパターンがあるものですし、社内で統一のフォーマットを使用していることも多いようです。また、挨拶文が定型文として用意されているワープロソフトもあります。
さて、文書を書く目的は「相手に何かを伝える」ことです。伝えるときに大切なのは言うまでもなく「正確であること」、そして意外と見落とされがちなのが「簡潔であること」。
どんなに丁寧に書いても肝心の言いたいことが伝わらなくては意味がありませんよね。これは口頭での報告でも同じことです。

ビジネス文書のポイント:内容は正確に、簡潔に!

・先に結論から伝え、その後で細かい経緯を

・内容がわかりやすい件名をつける

・5W1H(誰が・何を・どこで・いつ・どうして・どのように)を明確にする

・日付を明記する

宛名の書き方
正確さと簡潔さを意識した文書を作成したら、あとはお客様に郵送することもあるでしょう。
見やすく丁寧に宛名を書きましょう。
意外と不安が多いのが宛名書きのマナー。自信があるという人も基本を確認してみましょう。

宛名書きのマナー:「御中」「様」「殿」の使い分けは?

担当者名が不明な場合は、担当部署、社名などの組織名を封書の中央に書き「様」ではなく「御中」を用います。 ただし担当者名がわかっている場合は組織名に御中をつけず、担当者名に「様」をつけて中央に書くのが基本です。名前+役職の場合に「殿」をつけるという人もいますが、「様」よりも「殿」の方が敬意が低い表現と理解している人も多いようです。不安な場合は「様」で対応しましょう。

必ず「○○株式会社」と書く。「○○㈱」としないように。 会社名は非常に重要。株式会社が前につく【前株(まえかぶ)】なのか、うしろにつく【後株(あとかぶ)】なのかにも注意すること。 役職名はバランスを見て部署名の下、もしくは名前の上につける。

相手に不快感を与えないこと、見やすいことが重要です。 また、担当者名が不明の場合は部署宛で構いませんが、可能であれば担当者名を確認して個人宛に送りましょう。重要な書類を送る場合は特に、確実に届けることが最優先。そのために電話で担当者の名前を確認することは決して失礼なことではありません。これからお世話になる担当者であれば尚更。あなたも自分宛に届いた方が気持ち良く仕事ができるはずです。

トラジャルスタッフより

[トラジャルスタッフ]の南原です。
最初からビジネス文書をすらすらと書ける人はいません。何度も作成しているうちにコツがつかめてくるものです。上手に文書を作成している先輩を見つけてお手本にするのもいいかもしれません。
大切なのは「相手に伝える」という気持ち。相手に好感を持ってもらえる、わかりやすい文書を作成できるようになりたいですね。

来月のテーマは「ホテル業界の裏話」。現場スタッフから裏話を取材中です!非日常空間だから起こってしまうこと、いろいろあるんです。。お楽しみに。

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