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- 1.挨拶はコミュニケーションの基本
- 「おはようございます」「こんにちは」「ありがとうございます」。普段の暮らしだけでなく、お仕事のシーンでも大切な挨拶の数々。挨拶することでコミュニケーションがスムーズに運びます。
「恥ずかしい」「しなくてもわかる」「めんどうだから」と理由をつけて挨拶をしない自分がいたら、この機会に見直してみませんか？明るい笑顔で、きちんと挨拶ができているオフィスは和やかで雰囲気も良く、お仕事の効率も上がってくるもの。また取引先からも好印象です。
上司か部下など相手の立場は関係なく、自分から進んで挨拶して、社内の評価アップを目指しましょう。
挨拶のポイント：相手を感じ、気遣う気持ちを忘れずに。
- 声のトーンは明るく、ちょっと上げる
- 視線は相手の目に（見つめるのはNG）
- 笑顔が一番。同時に軽く会釈する
- 2.感じのいい話し方
- お仕事はチームワークが第一。でもコミュニケーションする相手は、いつも好きな人ばかりではなく、苦手な人もいるかもしれません。その場合でも、苦手意識をオープンにせず、相手のいいところを探してみてはいかがでしょう。
話し方も嫌な感じを与えないように心がけてみてください。自分が先に変わることで、相手の態度が柔軟になり会話しやすくなったり、自分自身のその人に対する苦手意識が変化する場合も大いにあります。
社内、社外問わず、相手の立場を考え、適切な言葉を選んで感じよく対応して、お仕事を円滑に進めていきましょう。
感じのいい話し方ポイント：相手を優先する心遣いを忘れずに。
- 会話の途中では適度なあいづちを（うなづく）
- 相手の話を最後まで聞く
- 言葉の終わりをあいまいにしない
- 最後は笑顔で「ありがとうございます」
- 3.電話、メールもマナーを守る
- 直接顔が見えないコミュニケーションツールの電話やメール。その対応次第で会社の印象を決めてしまうことも少なくありません。だからこそ顔の見えない電話やメールの使い方を間違えないように気を配る必要があります。
電話では本人が不在の場合、「携帯番号を教えて」と言われても、名刺などで公になっていなければ無断で教えないようにしましょう。こちらから折り返し連絡させていただくことを伝え、相手の連絡先を聞いておけば問題ありません。伝言ミスのないよう、復唱したりメモすることを忘れないようにしましょう。
電話対応のポイント：落ち着いた対応を心がける
- まずは元気よく挨拶する
- 会社の代表であることを忘れない
- 言葉遣いは正しく丁寧に、重要事項は復唱する
- 手元にメモを用意、伝言を受けたら、迅速に伝達
- メールはデータが残るということもあり、ビジネスで活発に利用されています。反面、メールでミスが発生する危険性も高いといえます。緊急なことや、言いにくい用件をメールで送るのはマナー違反。お礼など手紙が出せない場合、早めにメールすることで好印象を残すことも可能です。ケースにあわせて臨機応変にツールを使い分けましょう。
メール対応のポイント：送信する前にもう一度文面をチェック
- 送信者名はできれば日本語で（英語だとスパムメールと判別されることも）
- 件名はわかりやすく（社名や名前を入れる工夫も）
- 文書として残したいものを送る
- 誰がいつ、どこで、何を…簡潔にまとめる
- トラジャルスタッフより
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［トラジャルスタッフ］の吉田です。
どれも当たり前のようなことですが、案外できてないこと、忘れてしまっていること多くありませんか？とはいえ急に意識を変えるのは大変なこと。普段からお客様や社内のスタッフの立場になって考える意識を持つことから始めてみましょう。
とっさの対応なども応用することができるはず。挨拶をはじめとするマナーを身に着けて、さらにステキな女性を目指しましょう。
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